Un outil de gestion de plan d’action pour les équipes efficaces
Comment gérer le plan d’action de ses équipes simplement ? Voilà la question que se posent tous les managers qui souhaitent faire avancer leurs projets et donner plus de responsabilité et d’autonomie à leurs équipes.
Pourquoi établir un plan d’action ?
Comme son nom l’indique, il sert à planifier des tâches à accomplir, en vue de réaliser avec succès un projet ou un dossier.
Que ce soit pour organiser son travail quotidien, des événements, la prospection commerciale, etc., c’est l’outil indispensable et préféré des managers organisés et efficaces.
Les objectifs :
- Lister les tâches à accomplir
- Aligner les équipes sur la stratégie
- Répartir les actions entre les membres
- Suivre la progression des dossiers
- Visualiser dans le temps
- Piloter l’activité
Créer un plan d’action : les étapes
Que vous soyez commercial, RH, marketing ou de n’importe quel service d’une organisation, la conception d’un plan d’action doit suivre invariablement le même cheminement.
1°) Constituer une équipe
Tout comme les logiciels d’ERP, sa plus grande vertu étant de vous donner la visibilité sur l’avancement d’un projet ou d’un dossier, il est indispensable que toutes les personnes qui seront amenées à y contribuer soient identifiées. Il faudra également qu’elles en soient averties.
2°) Enumérer la totalité des actions à réaliser
Un dossier sera accompli avec succès si la totalité des actions qui le composent sont réalisées correctement. Il convient donc de lister la totalité des actions envisagées.
On peut également identifier des dépendances entre les tâches : « je ne peux pas commencer l’action 3 tant que l’action 2 n’est pas terminée ».
La taille des actions est propre à chacun. Il faut faire attention à leur « granularité » car des actions trop grosses seront trop vagues et risquent fort d’être mal réalisées, mais des actions trop petites sont chronophages à suivre et planifier.
3°) Affecter un responsable à chaque action
Avec la liste des participants d’un côté et la liste des actions à réaliser de l’autre, il s’agit maintenant de répartir les tâches : dire Qui fait Quoi. Un bon outil de gestion de plan d’action vous permettra de visualiser rapidement les participants les plus disponibles et ceux qui sont déjà très occupés.
Le responsable d’une action n’est pas forcement la personne qui va la réaliser. Il pourra être aidé d’un ou plusieurs contributeurs, mais c’est lui qui sera comptable devant le manager de la bonne progression de l’action !
4°) Une action = une échéance
« Une action sans échéance ne sera jamais réalisée ! », selon une coutume bien établie.
Avec les plannings déjà très chargés des équipes, il y aura toujours une nouvelle priorité qui viendra reporter l’accomplissement d’une action sans échéance.
Même si l’action prend du retard sur ce qui est initialement planifié, ou s’il faut reporter son échéance, il est extrêmement important de l’avoir fixée au préalable pour éviter un trop grand dérapage.
Un bon outil de planification vous permettra d’identifier les actions qui prennent du retard mais également les actions reportées plusieurs fois afin de pouvoir intervenir sur les causes des retards ou des reports.
5°) Fixer les priorités
On peut prioriser les actions en s’intéressant d’une part à leur importance, et d’autre part à leur urgence.
L’urgence pourra notamment être déterminée par les actions dépendantes. Les méthodes type « PERT » ou « GANTT » permettent de définir le chemin critique pour optimiser le temps de réalisation de la totalité du projet ou du dossier.
Une action qui ne serait ni urgente, ni importante, mérite qu’on se pose la question de sa pertinence !
6°) Soyez agile ! Faites vivre votre plan d’action
Un plan d’action n’est pas gravé dans le marbre ! C’est un document qui doit vivre au rythme du projet. Ajoutez-y de nouvelles actions quand c’est nécessaire. Découpez une action en une somme d’actions plus petites si la granularité l’exige, adaptez le plan à la réalité du terrain et des équipes.
Le plus grand bénéfice d’un bon outil de gestion de plans d’action sera d’offrir un accès à tous les participants, pour travailler de manière collaborative et persistante. Cela permettra ainsi une visibilité en permanence à jour pour tout le monde.
Pourquoi nos clients utilisent Perfony pour gérer leurs plans d’action ?
Citations d’utilisateurs :
« Depuis que nous avons Perfony, plus aucune action n’est perdue ou oubliée ! »
« Avec Perfony, on voit enfin les actions avancer et les projets se réaliser »
« Chacun connaît les actions qu’il a à faire et peut gérer son travail simplement »
La vision de Perfony, c’est de nous mettre au service de nos clients dès la conception même de nos solutions : car nous pensons que ce n’est pas aux clients ou utilisateurs de s’adapter à notre outil, mais bien à l’outil d’être adaptable à vos méthodes de travail.
Aussi nous nous efforçons de ne pas modifier vos habitudes, par une intégration en amont de vos environnements, et des environnement Microsoft ou Google.
Tout comme l’incentive, l’outil Perfony se veut plus puissant qu’un simple gestionnaire de tâches et à la fois plus simple et fluide qu’un outil complexe de gestion de projets.
Les erreurs à éviter pour choisir un outil de plan d’action
Excel ou un tableur n’est pas un outil de gestion de plan d’action
- Collaboration difficile : un tableur partagé créera rapidement des problèmes de doublons et sera difficile à segmenter.
- Historisation impossible : la traçabilité de l’évolution des actions, des échéances ou des reports ne peut se faire.
- Démultiplication des supports : à chaque dossier correspondra un fichier propre compliquant fortement le travail des équipes.
Pourquoi vous n’avez pas besoin d’un outil de gestion de projet ?
- ces outils sont surdimensionnés par rapport à un besoin simple
- la prise en main est trop longue et la mise à jour trop complexe pour vos équipes
- le prix est trop élevé pour votre besoin
Les bonnes pratiques d’un plan d’action efficace
Cela tient dans quelques principes très simples :
Affecter un responsable pour chaque action
- nommer un seul responsable par action
- indiquer une date d’échéance
- un nom clair et précis pour chaque action