La Gestion Électronique des Documents (GED) n’est pas l’équivalence du Système de Gestion de Contenus (CSM). La grande différence se situe au niveau de la nature de l’information initiale. Si le CMS permet d’en créer pour le compte de l’entreprise, cela n’est pas le but premier de la GED nextcloud. Toutefois, il est possible de passer d’un CMS à une GED. C’est par exemple le cas de Alfresco GED, résultat d’une amélioration faite par Synapture. Elle permet une gestion plus efficiente des multiples données d’une entreprise. La GED peut être abordé de deux manières : les approches par métier et l’approche transversale. La deuxième est plus recommandée puisqu’elle s’intéresse à l’ensemble des informations de l’entreprise.
Comment mettre en œuvre une GED transverse ? La réponse ici !
Choisissez la bonne solution et définissez l’utilité de votre projet
D’entrée, pour une bonne GED transverse, il est utile de comprendre qu’il existe une multitude de solutions. Toutefois, la solution Alfresco GED se révèle l’une des plus avantageuses. Ce logiciel de gestion de la documentation est très intuitif. Il permet une prise en main facile de ses outils. Cela vous garantit de l’aisance dans l’exploitation de vos documents.
De même, la solution Alfresco GED répond à un besoin précis au sein de l’entreprise. C’est d’ailleurs cela, le but d’un projet. Cependant, comme beaucoup se limitent à le croire, la finalité de la GED n’est pas le classement électronique de document. Le besoin qu’elle satisfait, c’est l’usage qui sera fait ultérieurement de l’information. À cet effet, la GED doit tenir compte du besoin de limitation des efforts de gestion des documents. Cette gestion doit être simplifiée au maximum. De même, pour paramétrer votre GED transverse, vous devez tenir compte des processus utilisateurs de documents.
Tenez compte du concept et de l’enjeu
Il est important d’établir la différence entre la gestion d’un fichier et celle d’un support papier. Le fichier offre beaucoup plus de possibilités pour sa gestion. Vous pouvez le copier, le transférer, le sauvegarder, le supprimer ou le reclasser pour une utilisation ultérieure. Vous devez alors définir clairement vos objectifs. Posez-vous à cet effet la bonne question : « que faire du fichier ? ». De votre réponse, vous devez pouvoir définir les autorisations d’accès au fichier, sa sécurité et sa traçabilité.
Ce préalable est également requis pour les fichiers qui prennent leur source de l’électronique. À titre d’exemples, on peut citer les mails, les applications métiers et les documents déposés sur les lecteurs réseaux.
Par ailleurs, il est aussi utile de définir la manière dont la gestion doit se faire. Celle-ci peut se faire document par document, dossier par dossier ou simplement en se basant sur la cohérence dans l’entreprise. Votre choix va définir alors l’enjeu de votre GED.
Entamez la mise en œuvre et organisez la reprise de ce qui existait
Pour une bonne mise en œuvre de votre projet de GED, vous devez faire en sorte d’être le plus simple possible. Cette simplicité doit surtout être présente en ce qui concerne votre plan de classement. Il en est de même de vos métadonnées et des types de vos documents.
Par ailleurs, dès le début de votre projet, vous devez définir la manière dont les informations existantes seront reprises. Vous devez miser à cet effet sur les aspects techniques, fonctionnels et organisationnels du projet.