Avec les nouveaux formats en ligne et les concerts à distance, vous aurez besoin d’une bonne dose d’imagination. Heureusement, il existe aujourd’hui de nombreuses façons d’organiser un concert, du drive-in au livestream.
Pour vous aider à organiser une expérience inoubliable, voici quelques conseils sur l’organisation d’un concert de musique. De l’allocation d’un budget à la vérification du son, nous pouvons vous aider à organiser un événement musical qui fera mouche.
Fixez un budget raisonnable
Que vous organisiez un concert virtuel ou en personne, la fixation d’un budget réaliste doit figurer en tête de votre liste de choses à faire.
Décrivez vos frais généraux et soyez clair sur les coûts que vous prévoyez d’encourir – allez-vous payer les artistes un montant fixe ou offrir un pourcentage des ventes de billets ? Le lieu pourra-t-il fournir du personnel de bar et des videurs, ou devrez-vous les trouver vous-même ? Comment allez-vous sécuriser les entrées pour les concerts en présentiel, devrez-vous avoir recours au bracelet événementiel ? Devrez-vous louer du matériel supplémentaire pour la diffusion en direct de l’événement ? Et comment pouvez-vous apporter une valeur ajoutée aux participants tout en créant une autre source de revenus – en faisant imprimer des T-shirts, par exemple ?
N’oubliez pas que votre budget ne doit pas dépasser ce que vous prévoyez de gagner sur les ventes, il est donc essentiel que vous compreniez vos dépenses avant de fixer le prix des billets – si vous vous trompez dans l’équilibre, vous risquez de ne pas voir de retour sur investissement.
Examinez les lieux de spectacle potentiels
Les gens paient pour voir les artistes que vous avez sélectionnés, mais cela ne veut pas dire qu’ils ne se soucient pas de la salle si vous organisez un concert en personne. Et, pour les concerts en ligne, vous devrez toujours trouver un lieu qui permettra une performance authentique et de haute qualité pour le livestreaming. La capacité, l’accessibilité, les installations et l’emplacement sont tous des éléments clés, et ignorer ces considérations n’est qu’une des erreurs courantes à éviter lors d’une réservation.
Mais pour trouver le lieu idéal, il faut en fin de compte répondre aux attentes de votre communauté de fans de musique. Dans la mesure du possible, vérifiez un certain nombre d’endroits en gardant à l’esprit les besoins de votre public et le type d’atmosphère que vous souhaitez créer. Cela est tout aussi important pour les concerts virtuels – après tout, vous voulez recréer l’expérience réelle des participants. Il est également essentiel que vous réfléchissiez à la manière dont un lieu de concert en personne fonctionnera avec des mesures de distanciation sociale en place, comme des espaces séparés pour s’asseoir ou des zones clairement délimitées pour rester debout.
Réservez votre artiste ou votre groupe
L’étape suivante à maîtriser consiste à réserver des artistes musicaux pour des événements. Si votre concert met en scène plusieurs artistes, demandez-vous si leurs genres se complètent – vous devez vous assurer que la composition du groupe a un sens pour les gens. Pour les concerts en personne, vos artistes vous aideront également à choisir le bon lieu. Par exemple, vos têtes d’affiche attireront-elles suffisamment de monde pour remplir la salle ? Le groupe aura-t-il l’espace dont il a besoin sur scène ? Le public appréciera-t-il les sièges ou préférera-t-il rester debout ? Les pubs, les bars et les clubs sont des espaces intimes qui conviennent parfaitement aux jeunes groupes, tandis que les théâtres et les salles de concert de plus grande envergure nécessitent un ou plusieurs groupes de renom.
Avec les concerts en ligne, il n’y a pas de limite à la taille de votre public, mais il y a encore d’autres choses à prendre en compte. Par exemple, si certains des artistes vivent localement, il est possible qu’ils utilisent le même lieu pour diffuser leurs performances, ce qui facilite un peu plus la logistique.
Engagez une équipe expérimentée
Lorsque vous organisez un concert, il est important que vous disposiez de la bonne équipe. Engagez des personnes ayant de l’expérience dans la gestion d’événements musicaux et, si votre concert est virtuel, recherchez des personnes ayant le savoir-faire nécessaire pour gérer des événements en ligne réussis. Pour le livestreaming d’un spectacle, vous aurez besoin de caméramans, d’ingénieurs du son et d’experts en éclairage compétents pour le capturer en haute qualité.
Peu importe qui vous embauchez, du marketing et des ventes à la logistique et à la sécurité, il est important de constituer une équipe qui travaille bien ensemble. Vous voudrez également savoir que vous pouvez faire confiance à votre équipe pour rester calme sous pression si quelque chose ne va pas. Publiez des descriptions de poste détaillées sur les sites de recherche d’emploi, en indiquant clairement ce que vous recherchez pour attirer les bonnes personnes. Passez également le mot sur les forums pertinents et parlez à vos contacts dans l’industrie musicale, car ils pourraient vous mettre en contact avec le professionnel idéal.
Obtenez le bon équipement
Pour que votre événement ait un son exceptionnel, vous devez poser les bonnes questions lorsque vous réservez le lieu et les artistes. Par exemple, de quel équipement les groupes et les chanteurs ont-ils besoin et de quelle puissance ont-ils besoin ? La communication est également essentielle lorsque vous travaillez avec des ingénieurs du son et une équipe technique. N’attendez pas que tout le monde arrive avant de définir les responsabilités de chacun et de prévoir du temps pour l’installation et les vérifications du son, surtout si vous accueillez plusieurs artistes. Créez plutôt un guide d’installation pour les concerts en direct avant le jour J et partagez-le avec toutes les personnes concernées.
Pour les événements virtuels, l’équipement audiovisuel est tout aussi important. Utilisez des caméras HD, des mixeurs audio et des microphones à pince pour garantir un enregistrement de haute qualité. Il est également judicieux d’organiser des réunions de planification pour que chacun sache quel est son rôle et pour éviter tout problème.
Planifiez la logistique
En discutant de la logistique avec le lieu de concert et les artistes, vous pourrez établir un calendrier ou un ordre de marche pour l’événement, qui indique quand les personnes (des musiciens au personnel du bar et à la sécurité) doivent arriver ou se préparer pour le livestream. Pour les concerts en personne, fixez un couvre-feu et sachez quand la licence du lieu se termine le soir.
La billetterie est facilitée par l’utilisation d’une plateforme qui permet de créer plusieurs catégories de billets et de fixer une capacité maximale pour ne pas avoir à s’inquiéter d’une survente.
Mettez en place des mesures de sécurité
Il est essentiel de vous assurer que toutes les personnes impliquées, qu’il s’agisse des artistes, du personnel ou des participants, seront bien encadrées. Pensez aux barrières de contrôle.
Si les mesures de distanciation sociale sont nécessaires, vous devrez peut-être penser à des choses comme les systèmes de ventilation, le marquage au sol et le désinfectant pour les mains. Vous devrez également assurer la liaison avec le personnel sur place et la sécurité pour gérer la vente des billets et l’enregistrement des personnes le jour même.
Lorsqu’il s’agit d’événements virtuels, la sécurité prend une forme très différente. Pour éviter que votre événement ne soit « zombifié » par des invités indésirables, pensez à protéger les livestreams par un mot de passe et à mettre en place un code de conduite strict.
Faites la promotion de votre événement
Maintenant que vous savez comment organiser un concert, vous voulez que les participants potentiels en entendent parler et réservent leurs billets. Étant donné qu’une grande partie de la promotion des concerts se fait déjà en ligne, la commercialisation d’un livestream ne doit pas être très différente de la promotion d’un spectacle en direct. Vous pouvez vous connecter à Facebook, utiliser des publicités sociales ciblées ou intégrer Spotify pour que les fans puissent facilement trouver votre concert.
Amusez-vous le Jour J !
Les amateurs de musique ne sont pas toujours faciles à satisfaire, mais ces conseils vous permettront de ne négliger aucun aspect du processus de planification. Le jour J, amusez-vous avec vos participants et faites en sorte qu’ils se sentent appréciés. Leur bouche à oreille pourrait ouvrir la voie à de futurs événements réussis.