Multiplier les papiers et dossiers dans un bureau des archives, c’est prendre le risque de ne pas retrouver certains documents ou au moins de perdre un temps fou à essayer de trouver le document qu’il faut. Toutefois, si l’archivage numérique semble être une meilleure idée, beaucoup d’entreprises s’y refusent par crainte d’un manque de fiabilité. Or, il y a de moyens de savoir si vos archives numériques sont fiables ou non. Voilà quelques conseils pour vous aider à choisir une solution adaptée qui vous simplifiera la vie !
L’accessibilité
Le premier problème que l’on rencontre avec les archives physiques, c’est qu’elles font perdre beaucoup de temps. En effet, même si vous êtes très bien organisé, il y a toujours un papier qui se cache, que l’on a du mal à retrouver, sur lequel on a du mal à mettre la main…. Bref, de longues minutes de perdues, voire même parfois des heures entières. Compliqué quand on essaie de faire tourner une entreprise.
Mieux vaut alors trouver une solution qui permet d’optimiser l’accessibilité à ces dossiers. L’archivage numérique semble être la solution idéale. Ainsi, vos archives numériques sont toujours à portée de clic. Ce qui est l’idéal pour retrouver un document important. Il vous est très facile d’organiser vos dossiers et d’y ranger les papiers importants. Qu’il s’agisse de factures, de contrats, de relevés bancaires, c’est surtout un moyen très simple d’y avoir toujours accès en peu de temps. Reste la question de la sécurité.
Des inquiétudes réelles
C’est souvent la raison pour laquelle les entreprises rechignent à utiliser l’archivage numérique. Le préjugé est tenace : les archives numériques ne sont pas fiables, elles peuvent être piratées, et l’aspect dématérialisé ne vous inspire pas confiance. Evidemment, un risque existe. Mais tout dépend de la solution pour laquelle vous optez. Un codage par exemple peut largement limiter le risque de piratage. Quant à la perte de données, aucun risque puisqu’elles sont sauvegardées sur des espaces indépendants de vos ordinateurs.
L’archivage numérique est donc une solution à laquelle il faut penser au moment de trouver une solution pour organiser vos archives. Ainsi, vous pouvez choisir qui a accès à ces documents, mais aussi attribuer un code d’accès à tous vos employés concernés. L’accès est ainsi protégé et vous n’avez pas de souci à vous faire. Il vous suffit de comparer les solutions existantes et de trouver celle qui inspire le plus confiance.
Un accès rapide et sécurisé
L’archivage numérique présente donc deux avantages principaux : l’accès simplifié à tous vos documents importants mais aussi la sécurisation des données. Pour de multiples raisons, vous allez être amené à avoir besoin de certains documents rapidement. Que ce soit pour établir des contrats, pour vos impôts ou simplement pour retrouver des informations importantes pour un dossier en cours de traitement, voilà une solution qui vous promet un gain de temps conséquent mais aussi de vous éviter de nombreux maux de tête.
Enfin, la sécurité de l’archivage numérique dépend des solutions choisies. A partir du moment où vous avez fait appel à une solution pensée pour les professionnels, les risques seront largement amoindris. Vos données sont protégées et leur confidentialité est assurée. Le numérique, s’il peut inquiéter pour son aspect dématérialisé, est au contraire une façon de protéger vos documents. Car là où les papiers peuvent se perdre très rapidement, un fichier numérisé est en réalité bien plus protégé.
A vous de trouver la solution qui vous convient. Faciliter l’échange de données mais aussi l’accès à celles-ci, voilà quelques avantages des solutions numériques. Il ne vous reste plus qu’à choisir !