Si vous êtes à la tête d’une entreprise, vous devez accorder une importance particulière à l’archivage de vos documents. Vous pouvez décider de le faire de façon traditionnelle, c’est-à-dire disposer vos documents physiques dans un endroit, en interne. Vous estimerez peut-être que le mieux est de faire de l’archivage numérique, ce qui revient à dématérialiser vos archives. Quelle que soit l’option que vous aurez choisie, sachez que des solutions pratiques s’offrent à vous. Mais avant d’en retenir une, vous devez vous poser un certain nombre de questions afin de savoir si celle-ci répond à vos besoins.
Il est évident que vous devez décider du support à utiliser. Vous choisirez ainsi entre le papier et l’électronique ou les deux à la fois. Si c’est le deuxième choix qui vous intéresse, cherchez à savoir quelle bonne politique mettre en place afin que la numérisation de vos documents soit parfaite. Car il n’est pas utile de numériser tous vos documents. Il est aussi important de réfléchir sur les types de documents à archiver et la durée de l’archivage. En outre, une réflexion s’impose pour savoir ce qu’il y a lieu de faire pour faciliter l’exploitation de vos archives. Notez par ailleurs que si vous avez décidé de dématérialiser l’archivage de vos documents, il pourrait être intéressant de les spécifier par service ou par secteur d’activité. C’est en menant toutes ces réflexions que vous trouverez la meilleure solution pour archiver vos documents.
Archivage des documents physiques dans des salles dédiées
Pour effectuer l’archivage de vos documents physiques au sein de votre entreprise, vous pouvez y dédier des salles. Veillez à ce que l’espace de celles-ci soit à même de recevoir tous vos papiers. Cela impose un calcul. Le but est d’être sûr que la surface prévue est proportionnelle au volume de vos documents. Vous ne devez pas oublier que vous produisez vos archives chaque jour. Après un certain temps, les éléments archivés peuvent être très nombreux et aller au-delà de vos attentes. Vous devez donc vous projeter sur le long terme en estimant le volume de documents à archiver dans vos locaux selon l’évolution potentielle de votre activité. Pour ne pas vite être débordé, le mieux est de prévoir l’archivage de vos documents physiques dans plusieurs salles. Il pourrait en avoir pour la réception des archives, d’autres pour le tri. Il est même envisageable d’aménager un local pour la destruction de vos archives après l’expiration de leur délai de conservation.
Par ailleurs, ayez la certitude que les salles dans lesquelles vos archives physiques se retrouveront sont bien équipées. Il faudrait qu’on y trouve du matériel de tout genre, dont des scanners, des photocopieurs, des broyeurs ainsi que du matériel de stockage. Aussi, faites en sorte que les conditions nécessaires pour éviter la détérioration du papier soient réunies. Car ce serait dommage de voir qu’un de vos documents, dont vous avez besoin en urgence pour présenter comme preuve dans un litige, est endommagé. Tenez compte également des ressources humaines. Sur ce point, il faudrait que vous ayez une idée claire du nombre de personnes qui se chargeront de l’archivage de vos documents papier en interne.
Archivage numérique en entreprise : les solutions
Il existe plusieurs solutions d’archivage numérique en entreprise. Toutefois, elles ne peuvent pas toutes vous convenir. C’est certainement le cas des disques durs et des clés USB qui ont des capacités de stockage très limitées. On note également que leur stabilité est aléatoire. Il est plus avantageux d’opter pour un serveur interne.
Cette solution est la plus utilisée par les entreprises. À partir d’un serveur interne, l’entreprise peut stocker parfaitement ses documents et les partager. Le hic est que le serveur interne impose parfois la mise en place de plusieurs ordinateurs.
En fait, une fois disposé au sein de l’entreprise, il a besoin d’ordinateurs dont le nombre doit augmenter en fonction du volume d’informations à stocker. Par conséquent, il est nécessaire de prévoir de la place pour installer les machines.
Aussi, un service informatique compétent doit être en fonction afin d’intervenir pour les opérations de maintenance qui se font régulièrement. Vous pouvez laisser de côté le serveur interne pour stocker vos documents numériques sur le cloud, l’outil qui a la cote en ce moment. Cette solution tient compte de toutes les problématiques dont sont confrontées les entreprises et donne pleine satisfaction.
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