Voyage d’entreprise : comment bien l’organiser ?

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Un voyage d’entreprise se définit comme étant un voyage en groupe organisé par une société à destination des salariés ou encore des clients de l’entreprise. Au cours des dernières décennies, le tourisme d’affaire impliquant aussi bien les voyages de séminaires, incentives que de teams building attire de plus en plus de dirigeant d’entreprise. L’objectif étant de fidéliser la clientèle ou de faire participer ses collaborateurs autour d’une expérience sociale. Les voyages d’entreprise servent plus particulièrement à motiver, à rapprocher ou à récompenser une équipe. À condition bien évidemment de bien réussir la préparation de ce dernier. Cet article vous révèle les étapes incontournables d’un voyage d’entreprise réussi.

Définir les indispensables des voyageurs

Avant toute chose, il est essentiel d’établir une liste des contraintes et impératifs des voyageurs pour préparer leur déplacement. Pour cela, le chef d’entreprise ou encore le responsable doit commencer par noter le nombre de participants au voyage d’entreprise. Ensuite, il faut fixer les dates du voyage, le budget ainsi que les exigences du séjour. À savoir la salle de réunion avec vidéoprojecteur, l’appareil photo, les bagages supplémentaires, le choix d’une compagnie aérienne ou terrestre, etc. À ce sujet, notez que pour un voyage d’entreprise incluant plusieurs collaborateurs, louer un bus avec chauffeur est plus pratique aussi bien en termes de coût que de confort.

Les rendez-vous et les personnes à rencontrer sur place doivent également être déterminés à l’avance pour garantir le succès d’un voyage d’entreprise. Sans compter la préparation des documents officiels tels que la carte d’identité ou le passeport des voyageurs pour le cas des séjours hors UE.

Opter pour une destination adaptée aux spécificités de votre voyage d’entreprise

Pour cette étape, il vous faut choisir une destination qui corresponde aux besoins de votre voyage d’entreprise. Veillez donc à ce que la période choisie soit propice à l’organisation de votre voyage. Aussi, n’hésitez pas à demander conseil à un professionnel du voyage. L’objectif étant de trouver la destination idéale afin que ce voyage reste ancré dans la mémoire des salariés de votre entreprise. Ceci fait, il ne vous reste plus qu’à trouver l’hébergement convenable pour votre séjour de voyage d’entreprise.

Adopter le type de transport idéal

Ensuite, il vous faut choisir le meilleur moyen de déplacement pour l’acheminement des participants au voyage d’entreprise. En fonction de la situation géographique de votre destination et le budget de votre voyage, à vous de miser sur le transport adéquat entre l’avion, le bus ou le train. Assurez-vous juste de bien préciser la ville de départ au professionnel en charge de votre voyage d’entreprise.

Des activités selon le type de voyage  d’entreprise

Pour mettre vos collaborateurs à l’aise et faire de ce séjour un moment mémorable, pensez également à prévoir des activités adaptées aux profils de ces derniers. Gardez à l’esprit que les imprévus peuvent apparaître au cours de votre voyage, qui fait qu’il faut toujours prévoir un plan de secours en cas de mauvais temps ou autre.

Par ailleurs, pour garantir la réussite de votre voyage, prévoyez toujours un séjour de détente en vue de créer une relation de confiance avec vos collaborateurs. L’ambiance ainsi que la dynamique qui se créera au cœur du groupe aideront également à nouer une relation entre vos collaborateurs ou clients.