La gestion administrative des notes de frais occupe une place importante en entreprise et mobilise le plus souvent un nombre restreint de personnes sur une tâche fastidieuse. Traditionnellement, la note remonte jusqu’aux services financiers après de laborieuses saisies qui engendrent parfois de sérieuses complications : erreurs, fraude, retard, etc. La gestion des frais professionnels au moyen d’un logiciel dédié est de fait nécessaire. Et s’il y a une solution web et mobile qui facilite ce travail, c’est bel et bien Expensya.
Un véritable changement de paradigme !
Comme l’indique clairement le titre de cet article, il s’agit d’une solution qui révolutionne littéralement le monde des frais professionnels. Et pour cause, elle facilite pour les professionnels la gestion de leurs dépenses, de la saisie jusqu’au remboursement, en supprimant le caractère fastidieux des différentes étapes, notamment la première. La saisie fastidieuse disparait entièrement grâce à la fonctionnalité « scan intelligent » qui donne à l’utilisateur la possibilité de prendre en photo un reçu puis de laisser Expensya en extraire les données utiles. Coup de balai donc sur la gestion classique des notes de frais.
Plus précisément, l’addition des frais kilométriques est effectuée par l’application ; il revient à l’utilisateur de renseigner quelques informations au besoin pour que le calcul soit fait. Une fois après, les données sont transmises directement au manager, et par la suite à la comptabilité pour le paiement. La validation avec cette solution de gestion des frais professionnelle est rapide et simplifiée grâce au cloud, ce qui permet de raccourcir les délais et d’être remboursé plus rapidement.
Aussi, avec Expensya, les données enregistrées peuvent être converties dans un fichier Excel ou en PDF imprimable afin que le traitement soit plus facile pour le service financier. De plus, la comptabilité peut échanger directement avec les collaborateurs sur le logiciel si un complément d’information s’avère nécessaire pour une note de frais par exemple. Bien évidemment, le traitement des données se fait de manière totalement sécurisée ; le programme est d’ailleurs doté d’un système intelligent qui permet de repérer assez vite les alertes et les menaces. Il s’agit de données financières après tout !
Par ailleurs, lorsque l’entreprise s’agrandit et que d’autres collaborateurs viennent s’ajouter à l’équipe en place, Expensya conserve toujours toute son utilité, puisque le nombre d’utilisateurs est illimité. C’est le lieu de préciser également que les mises à jour ne sont point payantes et s’exécutent de manière automatique. Cela dit, la pérennité de la structure conceptrice étant l’un des critères clés pour choisir un logiciel de notes de frais, la levée de fonds faite en décembre 2018 par l’entreprise proposant cette solution dématérialisée renforce davantage sa crédibilité et est un gage de continuité.
Une levée de fonds de 4 millions d’euros !
Expensya est la société éponyme d’une solution révolutionnaire d’automatisation de la gestion des frais professionnels. Elle emploie près de 60 personnes et a connu une croissance de 200% sur l’année 2018. Pour financer sa croissance, celle-ci a effectué une levée de fonds de 4 millions d’euros auprès d’ISAI et de SeventurePartners, ainsi que de TDR et de Business Angels, investisseurs historiques qui renouvellent leur confiance à cette occasion.
Le logiciel commercialisé par la société est déjà utilisé dans pas moins de 60 pays et par plus de 4000 entreprises clientes, puis dans 8 langues différentes, soit dit en passant. Ainsi, ce nouveau tour de table (ayant levé en 2017 déjà, 1 million d’euros auprès de partenaires privés) donne à Expensya les moyens financiers de renforcer ses activités et de poursuivre sa progression en capitalisant son savoir-faire et son positionnement en tant que principale référence sur le segment des solutions innovantes de gestion de notes de frais en Europe.
En effet, cette levée de fonds permettra à l’entreprise de renforcer sa présence commerciale sur différents marchés stratégiques pour son offre. Elle poursuivra également son investissement dans le développement de solutions inédites, dans le but de satisfaire davantage ses clients et de creuser parallèlement le retard fonctionnel de ses concurrents. Enfin, ce tour de table permettra à Expensya d’intensifier le recrutement de nouvelles forces commerciales pour répondre de manière adaptée aux besoins de la clientèle et accélérer sa présence à l’international.