Vous prévoyez prochainement d’organiser un « business event » et vous recherchez un professionnel pour vous accompagner dans la planification et la gestion des activités ? Il est vrai qu’il suffit aujourd’hui d’effectuer une petite recherche en ligne pour se voir proposer une liste fournie de prestataires spécialisés dans l’événementiel (séminaire, voyage incentive, colloque, team building et autres). Cependant, le choix n’est pas toujours facile quand on est confronté à ces multitudes d’offres qui semblent toutes se valoir.
Comment faire le bon choix ? Vers quelle agence se tourner ? Retrouvez toutes nos réponses dans cet article.
Une agence d’événementiel expérimentée
L’expérience est une qualité essentielle que toute agence spécialisée d’organisation événement doit détenir pour pouvoir réellement réussir dans le domaine dans lequel elle évolue. Ceci étant dit, les informations que les prestataires affichent sur leur site ne suffisent pas pour déterminer s’ils sont vraiment expérimentés ou non.
La meilleure façon d’évaluer ce paramètre sera d’abord de se référer à leur réputation. Si une enseigne est connue et fortement sollicitée, cela signifie qu’elle est assez compétente et expérimentée pour mener à bien un projet. Pour s’en assurer, il suffit de vérifier si elle justifie de bonnes références.
Les avis positifs et les recommandations en ligne sont des signes assez révélateurs. On peut éventuellement faire une recherche approfondie en allant sur les forums spécialisés ou encore les réseaux sociaux qui traitent du sujet. Et puis, il y a aussi le traditionnel bouche-à-oreille qui est une approche qui a déjà fait ses preuves.
Pour tester le prestataire et vérifier qu’il a bien de l’expérience dans le secteur, et donc qu’il maîtrise parfaitement son domaine d’activité, le plus simple est de lui soumettre le projet. En général, les vrais professionnels proposeront tout de suite une offre totalement adaptée aux besoins de son client, plus précisément au type d’événement qu’il souhaite organiser. En outre, ils feront également preuve d’un très bon sens du relationnel et de l’écoute qui fait qu’ils sont plus attentifs.
Un bon rapport qualité-prix
Les tarifs sont généralement considérés comme étant un critère de choix important. Concrètement, les prix doivent toujours être évalués en tenant compte de la qualité de la prestation. Afin de trouver le bon rapport qualité-prix adapté à son projet d’évènement d’entreprise, l’astuce consiste tout d’abord à comparer les offres.
Pour ce faire, il suffit de demander un devis à tous les prestataires sélectionnés. Ce support présentera en détail les services proposés ainsi que leurs montants. En outre, le document renseignera également sur les formules supplémentaires (déco, sonorisation et autres) incluses dans la prestation.
Les devis devraient déjà vous donner une petite idée du coût global du projet. L’idéal serait bien sûr que vous ayez défini en avance un budget. Ainsi, pour la suite, il vous faudra tout simplement vous assurer que les tarifs sont bien en adéquation avec vos prévisions. Si ce n’est pas le cas, il vous suffit de vous baser sur le prix moyen pour avoir une estimation plus ou moins précise.