Dans de nombreux secteurs, la prise de note est essentielle pour garder une trace des différentes activités. Pour répondre à ce besoin, les professionnels peuvent utiliser des outils spécifiques comme les carnets autocopiants. Même si la dématérialisation des processus d’organisation au sein de l’entreprise gagne du terrain, l’usage du papier n’a pas encore été totalement supprimé.
Les principales utilisations des carnets autocopiants
Un carnet autocopiant est un support où plusieurs feuillets identiques sont assemblés en duplicata, triplicata, quadriplicata, etc. Il est principalement destiné à laisser une preuve écrite de toutes transactions entre plusieurs entités, ou à conserver divers documents. Pour ce faire, les feuillets encollés facilitent un recopiage simultané et en plusieurs exemplaires de l’empreinte au stylo. Pour une utilisation plus facile, il peut être composé de liasses de différentes couleurs. Ce qui signifie qu’il est personnalisable, selon les besoins, mais aussi les goûts d’une entreprise. Pour des raisons de marketing, certaines d’entre elles préfèrent personnaliser leurs carnets professionnels suivant des codes couleurs et des formats particuliers.
Les liasses autocopiantes sont aussi des documents manuscrits pouvant constituer des pièces justificatives. D’autant plus que les informations personnelles des personnes concernées dans la transaction sont obligatoirement inscrites dans ce document. Il est également utilisé pour établir divers supports utilisés au quotidien, comme les factures, les reçus, les bons de commande ou de livraison, les devis, les fiches de stocks, etc. C’est ce qui permet à chacune des parties dans un contrat de posséder une copie conforme à l’original. La classification par ordre chronologique de certains documents requiert aussi d’utiliser des carnets autocopiants. De cette façon, ces derniers aident à conserver matériellement des informations importantes.
Les avantages d’utiliser des carnets autocopiants
Les carnets autocopiants apportent de nombreux bénéfices à ses utilisateurs. Quel que soit le secteur d’activité, ce sont de véritables alliés pour les professionnels. D’abord, ils permettent de faciliter le travail ainsi que son organisation au sein d’une entreprise. Ils donnent aux collaborateurs l’opportunité d’une meilleure organisation de travail en évitant de conserver une multitude de documents. D’ailleurs, ils peuvent passer énormément de temps à recopier plusieurs fois des documents similaires. Pourtant en utilisant ce carnet, ils feront un gain de temps considérable. Par la même occasion, ils n’auront plus à se servir d’une imprimante pour avoir des copies d’un écrit. Les carnets autocopiants sont constitués d’autant de feuillets qu’ils auront besoin.
Cet outil de premier choix permet aussi de fluidifier les relations avec les fournisseurs et les prestataires de services. Pour cela, les professionnels ayant décidé de l’utiliser peuvent compter sur ce principe d’autocopie. D’autant plus qu’il offre l’avantage de gagner la confiance des personnes avec lesquelles une entreprise traite. En effet, il s’agit, non seulement, d’une marque de professionnalisme, mais aussi un gage de traçabilité des informations. C’est ce qui permet également de montrer plus de transparence en interne. Pour une meilleure expérience d’utilisation, il est conseillé de commander un carnet autocopiant chez un professionnel. Il pourra même fournir des carnets personnalisés tant sur la forme que sur le grammage des papiers.