Les événements organisés sont une occasion précieuse de partager votre message avec toutes les personnes présentes, mais le processus de planification peut entraîner une pression et un stress importants. Qu’il s’agisse de la restauration ou de la location du lieu si votre événement se déroule en personne, ou de l’équipement ou des problèmes techniques s’il est virtuel, chaque élément d’un événement requiert de solides compétences organisationnelles et un investissement en temps important.
En tant qu’une agence événementielle, nous avons des décennies d’expérience en matière d’événements, de conférences et de séminaires, qu’ils soient virtuels ou traditionnels. Nous avons donc rassemblé nos connaissances pour produire ce guide pratique, rempli de conseils et d’astuces pour organiser votre événement.
Préparez-vous bien à l’avance
Ce n’est pas un secret que l’organisation d’un événement prend du temps. Si vous souhaitez éviter le stress de dernière minute, commencez à bien planifier à l’avance. Cela augmentera également la probabilité que le lieu et l’orateur que vous avez choisis soient disponibles à la date prévue.
Si vous organisez l’événement avec une équipe, assurez-vous d’avoir des réunions régulières pour discuter de vos plans pour l’occasion, et agissez dès que possible. De même, si c’est à vous qu’il incombe de tout mettre en ordre, le fait de vous y prendre à l’avance réduira le risque que quelque chose ne se passe pas comme prévu.
Cela dit, nous ne sommes pas étrangers à l’organisation d’événements de dernière minute. Notre équipe d’agents de réservation s’occupe régulièrement de délais serrés et de clients dont les événements sont prévus dans quelques semaines seulement. Si vous avez besoin d’une agence d’accueil évènementiel, n’hésitez pas à nous contacter.
Faites vos recherches
Si vous sautez la partie recherche du processus de planification, vous risquez de faire échouer votre événement. Des stratégies de marketing aux exigences alimentaires, il est important que vous compreniez parfaitement les besoins de votre événement, afin de vous adapter et de surmonter les problèmes potentiels lorsqu’ils se présentent.
Cela implique de faire des recherches sur le lieu, l’équipement requis et l’expertise de votre intervenant. Les meilleurs conférenciers motivateurs ont fait leurs preuves. Une recherche sur leurs précédentes apparitions vous donnera un aperçu de leur style et de leurs sujets spécialisés.
Tous les événements réussis partagent la même qualité : ils sont suffisamment documentés.
Objectif
L’un des facteurs les plus importants à prendre en compte lors de l’organisation d’un événement, d’une conférence ou d’un séminaire, est son objectif. En ayant une bonne compréhension de vos objectifs finaux, vous serez en mesure d’élaborer une stratégie et de réserver les intervenants appropriés pour atteindre ces objectifs.
Posez-vous la question suivante « Que souhaitez-vous obtenir de cet événement ? ». Les réponses peuvent être « accroître la portée de la marque », « apprendre des professionnels » ou « motiver mon personnel » – quel que soit l’objectif, laissez-le guider chaque élément de votre événement. En particulier, lorsque vous choisissez l’orateur idéal, pensez à l’expert qui soutiendra le mieux l’objectif de votre événement et fournira des connaissances pertinentes sur le secteur.
Si vous organisez un événement interne, et que les participants sont vos employés, l’objectif pourrait tourner autour de l’amélioration de leurs performances ou du travail en équipe. Nous vous recommandons de réserver un conférencier motivateur spécialisé dans la culture du lieu de travail, afin d’exploiter le potentiel de votre lieu de travail. Par ailleurs, un professionnel du secteur, tel qu’un conférencier spécialisé dans le service à la clientèle, inculquera à votre personnel les meilleures pratiques nécessaires pour s’épanouir dans leurs rôles respectifs.